“在职场中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 所以邮件编辑、发送时需要特别谨慎，否则处处是坑！

 

1.关于主题
 

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 

 

■ 一定不要空白标题，这是最失礼的

■ 标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题

■ 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

■ 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

■ 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼

■ 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串

 

2.关于称呼与问候

 

■ 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。  如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚

■ E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“Hi”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

 

3.关于正文
 

■ E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述 

■ 注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现

■ E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论

■ 一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感

■ 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。如果是英文E-mail，最好把拼写检查功能打开；如果是中文E-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误

■ 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度

■ 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴

■ 不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business E-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合

 

4.关于附件

 

■ 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

■ 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

■ 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

■ 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件

■ 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大(不宜超过 2 MB)，应分割成几个小文件分别发送

 

5.结尾签名

 

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。  

■ 签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号，切记一定要得体

■ 不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用

■ 签名档文字应选择与正文文字匹配。简体、繁体或英文，以免成出现乱码，字号一般应选择比正文字体小一些

 

6.回复技巧

 

■ 及时回复E-mail。理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。如果事情复杂，至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作

■ 进行针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源

■ 回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字，显示出你的尊重

■ 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断

■ 主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”

 

7.正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”
 

要区分 To 和 CC 还有 BCC (区分收件人、抄送人、密送人)。  

■ To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应

■ 而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回E-mail

■ 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合

■ TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象

■ 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

■ 转发邮件要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息